Solarmarkt

Ausgangslage

Seit ihrer Gründung verfolgt die Solarmarkt GmbH das Ziel, durch das Zusammenführen von Menschen und Photovoltaik eine nachhaltige Energieversorgung für die Zukunft mit aufzubauen. Die weltweit steigende Nachfrage nach Solarmodulen hat auch der Solarmarkt GmbH in der Schweiz zum Wachstum verholfen. Vom kleinen Zulieferer und Installateur konnte sie sich als führender Grosshändler von Photovoltaikprodukten etablieren. Doch dieses rasante Wachstum hatte auch Nachteile: Die internen Prozesse wurden zu träge und entsprachen nicht mehr den Erwartungen und Anforderungen des Marktes. Ein internes Projektteam wurde beauftragt, die Prozesse in den Bereichen Beschaffung, der Lagerbewirtschaftung bis hin zum Verkauf und Warenausgang zu untersuchen und Lösungsvorschläge anzubringen, welche sich an den heutigen Marktanforderungen orientierten. Dabei entpuppte sich die bestehende, über die Jahre gewachsene und individuelle entwickelte Unternehmenslösung als Hindernis. Die Weiterentwicklung war nicht mehr gewährleistet; ausserdem genügte die Lösung in vielen Punkten den heutigen Anforderungen nicht mehr. Schmerzlich vermisst wurden beispielsweise wichtige Funktionen für Marketing, Verkauf und Service.

Zielsetzung

Der Fokus dieser Projektarbeit lag primär auf den Kernprozessen im Vertrieb und Einkauf. Erklärtes Ziel war es, ein integriertes, modernes ERP zu finden, welches die Mitarbeitenden in ihren Prozessen optimal unterstützt und gleichzeitig möglichst viele Anforderungen bereits im Standard abdeckt. In diesem Zusammenhang musste die bestehende Geschäftsapplikation abgelöst und die vorhan-denen Daten übernommen werden. Interne Geschäftsprozesse sollten so weit als möglich automatisiert werden, um eine nachhaltige Effizienzsteigerung zu erreichen. Ein wesentliches Augenmerk lag auch auf der Verbesserung der Datenqualität,  insbesondere für das Unternehmenscontrolling. Zudem sollte die Schnittstelle zum Logistikunternehmen Planzer verbessert werden. Ganz besonders am Herzen lag der Solarmarkt GmbH jedoch der Bereich Kundendienst; mittels Customer Relationship  Management (CRM) sollte die Betreuung von Interessenten und Kunden weiter optimiert werden.

Vorgehen

Um eine effiziente Vorgehensweise in der ERP-Evaluation sicherzustellen, wurden als erstes die wichtigsten Prozesse identifiziert. Bei der Solarmarkt GmbH waren das folgende fünf Hauptprozesse: Verkauf ab Lager, Verkauf Einmalartikel, Lager füllen, Schulung und Produktion. Diese Prozesse wurden in Workshops mittels stellenorientierten Ablaufdiagrammen (SAD) analysiert. Dabei wurde die gemeinsame Sicht auf die Prozesse und Problemfelder im Tagesgeschäft verstärkt. Durchgeführt wurden die Workshops im Team mit allen betroffenen, leitenden Mitarbeitenden. Punktuelle Prozessverbesserungen sind dabei gleich in den Betrieb eingeflossen. Die erarbeiteten Prozesse bildeten das Rückgrat des Evaluationsprozesses und wurden den potentiellen Anbietern im Rahmen einer Informationsveranstaltung vorgestellt. Dabei wurden die Arbeitsweise, Bedürfnisse und Hauptanforderungen bei der Solarmarkt GmbH thematisiert. Mit den erfolgversprechendsten Systemen wurde anschliessend eine vertiefte Offert- und Präsentationsrunde durchgeführt mit Fokus auf die kritischen Anwendungsbereiche. Bei der Endausscheidung fiel die Wahl auf das ERP-System tosca des Schweizer Softwareherstellers  dynasoft. Ausschlaggebend war nicht nur, dass die Lösung die Anforderungen perfekt erfüllte, sondern dass auch die Chemie zwischen Anbieter und Anwender auf Anhieb stimmte.

Lösungskonzept

Die Einführung des ERP-Systems tosca umfasste die komplette Ablösung der alten Software. Dazu gehörte auch die Schnittstelle zum externen Logistikunternehmen Planzer. Dieses erbringt für die Solarmarkt GmbH sämtliche Leistungen rund um den Versand und die Lagerung der Photovoltaik-Produkte. Dabei findet ein vollintegrierter Daten- und Informationsfluss statt. Kunden können beispielsweise jederzeit und von überall her Anfragen und Bestellungen an Solarmarkt übermitteln. Dabei steht den Kunden ein personifiziertes Web-Login zur Verfügung mit «seinen» Preisen und der entsprechenden Produkteverfügbarkeit. Einfache Bestellungen werden direkt vom Kunden an Planzer übermittelt, gerüstet und ausgeliefert. Die Lieferungen werden an Solarmarkt zurückgemeldet, welche diese entsprechend verrechnet. Die reibungslose Zusammenarbeit mit Planzer hat zur Folge, dass die Mitarbeiter von täglichen Kleinbestellungen entlastet werden. Dies wiederum führt dazu, dass die Mitarbeitenden mehr Zeit für die persönliche Betreuung von Kunden haben. Dank dieser Effizienzsteigerung der internen Prozesse ist die Solarmarkt GmbH trotz erhöhtem Margendruck weiterhin konkurrenzfähig und kann  umfassende Dienstleistungen wie Projekt- und Produktberatung, Kundenberatung vor Ort, Produkteentwicklungen usw. anbieten. Firmengründer und Geschäftsführer Urs Kessler bringt das auf eine einfache Formel: «Gute Betreuung und Dienstleistungen = Kundenzufriedenheit = Kundenbindung!».
Im Handel mit hohen Umsätzen und kleinen Margen sind zeitnahe oder vorauseilende Indikatoren überlebenswichtig. Hier konnte dynasoft mit ihrer eigenen Finanzbuchhaltung und dem entsprechenden Knowhow den kritischen Wechsel von der bisherigen Buchhaltungssoftware auf die Finanzlösung von tosca mit Bravour meistern. Da die Solarmarkt GmbH zu einem deutschen Konzern gehört, muss das Unternehmen täglich pünktlich um zehn Uhr die aktuellen Umsatz- und Auftragszahlen dem Mutterhaus melden. Was früher regelmässig nervenaufreibenden Stress mit sich zog, vollzieht sich heute dank tosca fast vollautomatisch. Gleichzeitig ist die Liquiditätsplanung des Unternehmens jederzeit auf dem aktuellen Stand.

Fazit

Stabilität und Qualität attestiert Geschäftsführer Urs Kessler der neuen ERP-Lösung tosca: «Wir sind mit dem Erreichten sehr zufrieden. Die Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter dynasoft ist ausgezeichnet. Sowohl die vereinbarten Termine als auch die Preise wurden eingehalten. Wir konnten das ERP schnell operativ nutzen und merken sukzessive die Verbesserungen in den Prozessabläufen.» Glich die Kooperation mit der externen Logistikfirma Planzer früher einer fehleranfälligen Blackbox, stimmen die Transaktionen heute perfekt. Möglich gemacht hat dies der Einsatz von tosca als flexibel anpassbares, offenes ERP-System sowie der professionelle Support durch ein IT-Unternehmen auf Augenhöhe.