Dem Projektmanagement kommt eine zentrale Bedeutung für die erfolgreiche Einführung von ERP Systemen zu. Wir sprachen mit Andreas Ammann, Senior Consultant bei dynasoft, welche Erfahrungen er in zahlreichen ERP Einführungsprojekten gesammelt hat und welche Empfehlungen wir weitergeben können. Übrigens nicht nur für Einführungsprojekte sondern auch für grössere Optimierungsprojekte ist Projektmanagement der zentrale Erfolgsfaktor.
Andi, wie siehst Du die grundsätzliche Bedeutung des Projektmanagements für die erfolgreiche ERP Einführung auf Kundenseite?
Das Projektmanagement ist essentiell für die erfolgreiche Einführung. Dabei bedarf es auf Kundenseite der unbedingten Einsicht, dass sich ein ERP nicht nur durch den Einsatz des Dienstleisters einführen lässt, sondern dass auch auf Kundenseite erhebliche Ressourcen für die Einführung bereitgestellt werden müssen, um die Einführung zu begleiten. Professionelles Projektmanagement auf Kundenseite hilft auch dabei, die Dienstleistungsinvestitionen zu optimieren. So kann der Kunde durchaus Geld sparen, wenn er Tätigkeiten im Bereich der Datenmigration, Schulung und Dokumentation selber übernimmt.
Von unserer Seite stellen wir die Vorlagen für die Dokumentationen wie beispielsweise die Arbeitspakete auf der Basis des Vorprojekts zur Verfügung und verteilen diese zentral über eine Plattform (WIKI, FTP etc.).
Was müssen Kunden bei der Aufstellung ihrer Projektorganisation beachten?
Zu beachten ist, dass neben einem hauptverantwortlichen Projektleiter, der die Steuerung und Koordination auf Kundenseite übernimmt, Teilprojektleiter ernannt werden, die innerhalb ihrer Disziplin ausgewiesene Prozessfachleute sind. Im Rahmen des kollaborativen Projektmanagements werden innerhalb der Teilprojekte Arbeitspakete definiert, die die Projektmitarbeiter innerhalb einer abgestimmten Zeit bearbeiten müssen. Das Reporting findet buttom up vom Projektmitarbeiter über den Teilprojektleiter an den Projektleiter statt. Auf unserer Seite etablieren wir exakt dieselbe personelle Projektstruktur. So stellen wir sicher, dass auf allen Ebenen die Kommunikation zwischen unseren Kunden und uns funktioniert. Das höchste Steuerungsgremium innerhalb von tosca Einführungsprojekten ist der Lenkungsausschuss, der paritätisch aus Mitgliedern der Geschäftsleitungen besetzt ist und der periodisch tagt und von den beiden Projektleitern informiert wird. Der Lenkungsausschuss tagt i.d.R. monatlich, wohingegen die Projektteams auf beiden Seiten permanent miteinander in Kontakt stehen.
Welche Werkzeuge stellt Ihr für die operative Projektabwicklung zur Verfügung?
Die Basis für die Planungs- und Ausschuss-Meetings und für die Verwaltung der to-do’s bildet ein zentrales Ticketing-System, in unserem Fall Mantis. Damit erreichen unsere Kunden, dass für alle Projekt-Mitglieder jederzeit der aktuelle Stand der zu erledigenden Arbeiten nach Kategorie, Zuständigkeit, Priorität etc. einsehbar ist und somit Projektschieflagen rechtzeitig erkannt werden können.
Welche Rolle und welche Befugnisse muss der Projektleiter auf Kundenseite haben?
Der Projektleiter auf Kundenseite muss mit fachlicher und disziplinarischer Kompetenz ausgestattet sein. In der Projektleitung werden Termine und Zuständigkeiten festgelegt und dort liegt am Ende des Tages die Verantwortung für das Erreichen der Termine, das Einhalten der fachlichen Zielsetzungen sowie das Einhalten des vereinbarten Budgets. Die Projektleitung ist den Projektmitarbeitenden gegenüber weisungsbefugt und eskaliert bei Bedarf an den Lenkungsausschuss.
Wir sind im KMU Umfeld unterwegs – besteht die Gefahr einer überbordenden Administration durch professionelles Projektmanagement?
Diese Gefahr besteht durchaus. Es bedarf dabei des Augenmasses sowohl auf unserer Seite als auch auf Seiten des Kunden in nicht allzu grossen Formalismus und Dokumentationswahn abzugleiten. Denn dann geschieht das, was man mit professionellem Projektmanagement unbedingt vermeiden möchte, nämlich fehlende Fokussierung, Nicht-Einhalten von fachlichen und terminlichen Zielsetzungen und ausufernde Kosten auf beiden Seiten.
Aber nicht nur Formalismus und Dokumentationswahn können eine Gefahr darstellen. Auch fehlende Fokussierung innerhalb des Projektes können die Zielsetzungen unterminieren. Wichtig ist das Einhalten von vereinbarten Zielsetzungen, die i.d.R. im Vorprojekt definiert wurden. Allfällige neue Anforderungen, welche im Verlauf des Projekts auftauchen, müssen als Change Requests behandelt und dem Lenkungsausschuss zur Beurteilung und Freigabe vorgelegt werden, damit das Projekt in Time and Budget abgewickelt werden kann.
Was sind die grössten Nutzen, die aus Kundensicht durch Projektmanagement entstehen?
Die Kunden wissen immer, an welcher Stelle ihr Projekt steht und können frühzeitig Gefahren erkennen und rechtzeitig gegensteuern. Dadurch können Kostengefahren eliminiert werden.
Durch die gemeinsame Erarbeitung der verschiedensten Aufgabenstellungen wachsen die Mitarbeiter des Unternehmens bereichsübergreifend zusammen und der Blick für übergreifende Prozesse wird geschärft.
Die Einführungszeit von tosca wird durch planvolles, strukturiertes Arbeiten verkürzt und führt zu geringeren Gesamtkosten. Insbesondere bei Konzerneinführungen über mehrere Mandanten lohnt es sich, zuerst die Prozesse firmenübergreifend zu definieren, inkl. Stammdaten (zentrale und dezentrale Stammdaten) und Reports, damit diese für alle Geschäftsbereiche (Business-Units) funktionieren. Das erleichtert die Rollouts und führt dazu, dass die Unterhaltskosten geringer ausfallen, da Anpassungen und Erweiterungen grundsätzlich immer für alle Geschäftsbereiche gemacht werden.
