Die Auswahl eines geeigneten Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systems ist für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs) oft eine Herausforderung. Die falsche Wahl kann schwerwiegende Auswirkungen auf die Effizienz und Rentabilität des Unternehmens haben. Viele KMUs nutzen immer noch umfangreiche Excel-Tabellen oder Evaluationsplattformen, um ihre Anforderungen zu definieren und das geeignente ERP-System auszuwählen. Die zuvor genannten Ansätze können zeitaufwendig und ineffizient sein, da sie quantitativ sehr umfangreich sein können aber qualitativ zu wünschen übrig lassen.

In diesem Blogbeitrag erläutern wir, warum es sich lohnt, die Herausforderungen der Auswahl des passenden ERP-Systems auf sich zu nehmen. Darüber hinaus stellen wir einen strukturierten Ansatz vor, der Ihnen dabei helfen kann, die richtige ERP-Lösung zu finden.

Zusammenfassung

Ein strukturierter Ansatz kann die für KMUs komplexe Auswahl des passenden ERP-Systems erleichtern. Der strukturierte Ansatz sollte dabei auf den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens basieren, um die richtige Lösung zu finden. Durch die Durchführung einer gründlichen ERP-Discovery, die Identifizierung kritischer Prozesse, die Festlegung klarer Ziele und die aktive Einbeziehung der Mitarbeiter kann die ERP-Auswahl effizienter und effektiver gestaltet werden. Dies kann dazu beitragen, die Effizienz und Rentabilität des KMUs langfristig zu steigern.

Das Team von tosca. ist der ideale Begleiter für KMUs bei der ERP-Auswahl, da sie nicht nur den strukturierten Ansatz verfolgen, sondern da ihr Fokus auf den Kundenbedürfnissen liegt. Für die Beraterinnen und Berater von tosca. ist es zentral, den Auswahlprozess von den kritischen Kernprozessen des Unternehmens aus zu starten. Sie bieten massgeschneiderte Lösungen, indem sie aktiv zuhören und die individuellen Bedürfnisse verstehen. Dieser Ansatz ermöglicht es KMUs, die beste Entscheidung für ihr Unternehmen zu treffen und stellt sicher, dass das ERP-System ihren Anforderungen entspricht.

Die Evolution von ERP-Systemen und ihre Vorteile

Die Geschichte der ERP-Systeme ist eine faszinierende Reise durch die Welt der Unternehmenssoftware. Von ihren bescheidenen Anfängen bis zu ihrer heutigen weitverbreiteten Anwendung haben ERP-Systeme einen erheblichen Einfluss auf die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Ressourcen verwalten und operieren.

 Die Ursprünge der ERP-Systeme reichen zurück in die 1960er-Jahre, als Material Requirements Planning (MRP)-Systeme entwickelt wurden. Diese frühen Systeme konzentrierten sich auf die Verwaltung von Materialien und Beständen in der Fertigungsindustrie. Mit MRP II erweiterte sich der Fokus auf andere Geschäftsprozesse wie Produktionsplanung und -steuerung.

Der eigentliche Durchbruch kam in den 1990er-Jahren mit der Entwicklung von ERP-Systemen. Diese neuen Systeme integrierten verschiedene Geschäftsprozesse wie Finanzwesen, Personalwesen, Beschaffung und Vertrieb in einer einzigen Softwarelösung. ERP-Anbieter begannen, umfassende ERP-Systeme anzubieten, die die Effizienz und Transparenz in Unternehmen erheblich steigerten.

Die Vorteile von ERP-Systemen

Die Einführung von ERP-Systemen brachte eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen mit sich:

1. Effizienzsteigerung

ERP-Systeme revolutionieren den Unternehmensalltag, indem sie eine breite Palette von Geschäftsprozessen automatisieren. Diese Systeme können in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden, wie beispielsweise im Finanzwesen, der Produktion, dem Vertrieb und der Personalverwaltung. Unternehmen können ihre Abläufe optimieren und dadurch Zeit und Ressourcen sparen. Ein Beispiel dafür ist die Integration von Prozessen wie Bestell-, Lager- und Rechnungsmanagement, wodurch ein reibungsloser Material-und Wertefluss gewährleistet wird und Fehlerquellen minimiert werden. Zudem ermöglichen ERP-Systeme eine bessere Transparenz über alle Unternehmensebenen hinweg, sodass Entscheidungen auf fundierten Daten basieren können. Dies führt letztendlich zu einer erhöhten Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens am Markt.

2. Echtzeit-Informationen

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt liefern ERP-Systeme unverzichtbare Daten in Echtzeit, die bei der schnellen Entscheidungsfindung helfen. Diese ERP-Systeme ermöglichen es, eine bessere Kontrolle über die Geschäftsabläufe zu behalten, indem sie Informationen zu verschiedenen Bereichen schnell und übersichtlich zusammenführen. Kurz gesagt bieten ERP-Systeme eine solide Grundlage für effizientes und intelligentes Management in Echtzeit.

3. Verbesserte Transparenz

Dank der zentralen Datenspeicherung und -verwaltung ermöglichen ERP-Systeme Unternehmen einen umfassenden Überblick über ihre Aktivitäten. In KMUs sind bisher häufig unterschiedliche Softwarelösungen für die Organisation verschiedener Unternehmensprozesse im Einsatz. Die Daten laufen damit parallel, was es erschwert, den Überblick zu behalten. Durch die Zusammenführung der verschiedenen Informationen und Daten, zum Beispiel Lagerbestand, Bestellaufkommen und Personal, ist die Planung von Ressourcen sowie der Prozess um ein Vielfaches beschleunigt und höchst transparent. Darüber hinaus können mehrere Mitarbeitende, die an einem Prozess beteiligt sind, den Status quo abrufen. Insgesamt bieten ERP-Systeme eine solide Grundlage für fundierte Entscheidungen auf allen Ebenen des Unternehmens.

4. Kostenreduktion

Die Automatisierung von Prozessen und die bessere Kontrolle über Ressourcen bieten Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien können beispielsweise repetitive Aufgaben automatisiert werden, was zu einer erheblichen Reduzierung der Arbeitskosten führt. Darüber hinaus können Unternehmen durch eine effektivere Ressourcennutzung ihre Ausgaben optimieren. Zudem kann die Nutzung von Cloud-Diensten helfen, Investitionen in teure Hardware zu minimieren. Diese Massnahmen tragen dazu bei, die Rentabilität des Unternehmens zu steigern und Wettbewerbsvorteile auf dem Markt zu erlangen.

5. Skalierbarkeit

ERP-Systeme sind äusserst flexibel und anpassungsfähig, wodurch sie Unternehmen jeder Grösse unterstützen können. Sie bieten eine Vielzahl von Funktionen, die sowohl für kleinere Start-ups als auch für grosse Konzerne relevant sind. Ein kleines Unternehmen kann beispielsweise von einer zentralisierten Datenbank profitieren, um den Überblick über Kunden- und Lieferantendaten zu behalten. Für ein expandierendes Unternehmen bietet das ERP-System Skalierbarkeit, um mit dem Wachstum Schritt zu halten und zusätzliche Standorte oder Geschäftsbereiche einzubeziehen. In beiden Fällen ermöglicht das ERP-System eine effiziente Prozessautomatisierung, Workflow-Optimierung und Echtzeitdatenverfügbarkeit, was zu einer verbesserten Entscheidungsfindung und Produktivität führt.

6. Compliance und Sicherheit

ERP-Systeme helfen nicht nur dabei, den Betriebsablauf zu optimieren und die Datenintegration zu verbessern, sondern spielen auch eine wichtige Rolle bei der Einhaltung von Vorschriften und Sicherheiten. Durch ihre eingebauten Sicherheitsmechanismen sorgen ERP-Systeme dafür, dass Unternehmensdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Beispielsweise ermöglichen sie es Unternehmen, sensible Informationen wie Kundendaten oder Finanzinformationen sicher zu speichern und auf diese nur berechtigten Mitarbeitern Zugriff zu gewähren. Darüber hinaus bieten die Systeme oft Tools zur Überwachung und Protokollierung von Datenzugriffen sowie Funktionen zur automatisierten Erstellung von Audit Trails, um die Nachvollziehbarkeit und Compliance in Bezug auf gesetzliche Anforderungen wie DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) oder SOX (Sarbanes-Oxley Act) sicherzustellen.

 Die Geschichte von ERP-Systemen ist eine Geschichte des Wandels und des Fortschritts in der Unternehmenssoftware. Von ihren Anfängen als MRP-Systeme bis hin zu den umfassenden Lösungen von heute haben ERP-Systeme die Art und Weise, wie Unternehmen operieren, revolutioniert. Ihre Vorteile in Bezug auf Effizienz, Echtzeitdaten, Transparenz und Kosteneinsparungen haben dazu beigetragen, die Wettbewerbsfähigkeit vieler Unternehmen zu steigern und sie zu einem wichtigen Werkzeug in der Geschäftswelt gemacht.

Herausforderungen bei der ERP-Auswahl für KMUs

Die Vorteile von ERP-Systemen sind eindeutig, doch in der Welt der kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) sind die Herausforderungen vielfältig und ständig im Wandel. Eine der aktuellen Schwierigkeiten liegt nicht nur in der Optimierung von Prozessen, sondern bereits im ersten Schritt: der Auswahl des richtigen ERP-Systems. KMUs stellen sich bei der Auswahl der richtigen Softwarelösung daher einige Schwierigkeiten:

Begrenzte Ressourcen: KMUs verfügen oft über begrenzte finanzielle und personelle Ressourcen, um den Auswahlprozess effizient zu bewältigen.

Komplexität der Auswahl: Die Vielzahl der verfügbaren ERP-Systeme und deren unterschiedliche Funktionen machen die Auswahl zu einer komplexen Aufgabe.

Fehlende Expertise: KMUs haben in der Regel nicht die internen Experten, die für die Auswahl und Implementierung eines ERP-Systems erforderlich sind.

Individuelle Anforderungen: Jedes KMU hat einzigartige Geschäftsprozesse und Anforderungen, die bei der Auswahl berücksichtigt werden müssen.

Wie werden diese Herausforderungen gelöst?

Ein strukturierter Ansatz zur ERP-Auswahl kann KMUs dabei helfen, diese Herausforderungen zu bewältigen und die richtige Lösung für ihre Bedürfnisse zu finden. Ein Beispiel für strukturiertes Vorgehen finden KMUs bei den Expertinnen und Experten von tosca.

Der Lösungsansatz von tosca. ist recht einfach und strukturiert. Sie beginnen mit einem sogenannten «ERP-Discovery»-Gespräch, bei dem sie gemeinsam mit dem Unternehmen die kritischen Schmerzpunkte in den Prozessen identifizieren. Dieser Dialog ermöglicht es, die Anforderungen klar zu definieren und ein Verständnis für die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zu entwickeln.

Basierend auf den Ergebnissen der ERP-Discovery können die Unternehmen dann entscheiden, ob sie ein Vorprojekt durchführen möchten. Dieses Vorprojekt wird vom tosca. Team begleitet und führt zu einer Vorprojektdokumentation, die als Leitfaden für die Einführung des ERP-Systems dient.

Ein Schlüsselmerkmal des Ansatzes ist die Fähigkeit, gut zuzuhören. Anstatt den Kunden zu “verhören”, geht es darum, einen Dialog zu führen und die Bedürfnisse des Unternehmens genau zu verstehen. Dies ermöglicht es, massgeschneiderte Lösungen zu entwickeln, die den spezifischen Anforderungen der KMUs gerecht werden.

Insgesamt zeigt dieser strukturierte Ansatz, dass die Auswahl des richtigen ERP-Systems für KMUs keine unüberwindbare Herausforderung sein muss. Durch die Konzentration auf kritische Kernprozesse und die enge Zusammenarbeit mit einem erfahrenen ERP-Berater kann dieser Prozess effizienter und erfolgreicher gestaltet werden. Es ist ein Ansatz, der auf die individuellen Bedürfnisse der KMUs eingeht und ihnen hilft, die richtige Entscheidung zu treffen.

Der strukturierte Ansatz kurz zusammengefasst:

1. ERP-Discovery

Der erste Schritt besteht darin, eine gründliche Analyse der aktuellen Geschäftsprozesse und -anforderungen durchzuführen. Dies umfasst die Identifizierung der bestehenden Schwachstellen und Engpässe im Geschäftsbetrieb.

2. Kritische Prozesse identifizieren

Nach der ERP-Discovery ist es entscheidend, die kritischen Kernprozesse eines Unternehmens zu identifizieren. Diese sind die Prozesse, die am meisten zur Wertschöpfung beitragen und daher im Fokus stehen sollten. Durch die Konzentration auf diese Kernprozesse wird die Auswahl des richtigen ERP-Systems wesentlich effizienter.

3. Vorprojekt

In diesem Schritt sollten KMUs eine klare Vision für ihr ERP-Projekt entwickeln. Dies beinhaltet die Festlegung von Zielen, Budgets und Zeitrahmen sowie die genaue Beschreibung ihrer kritischen Kernprozesse. Es ist wichtig, realistische Erwartungen zu haben und sicherzustellen, dass das Projekt im Einklang mit den Unternehmenszielen steht.

4. Vorprojektdokumentation

Die Dokumentation des Vorprojektes ist entscheidend, um den Auswahlprozess transparent und nachvollziehbar zu gestalten. Hier sollten KMUs alle Anforderungen und Ziele schriftlich festhalten, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis haben.

5. Aktives Zuhören und Anpassung

Während des Auswahlprozesses ist es wichtig, aktiv auf die Bedenken und Anforderungen der Mitarbeiter und Stakeholder zu hören. Dies ermöglicht es, das ERP-System an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.