Witzig The Office Company ist der führende Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für das effiziente Büro von morgen. Das Unternehmen ist mit 10 Geschäftsstellen, 2 Papeterien, dem BusinessPoint im Bahnhof Bern und einem Logistikzentrum sowie mehreren dezentralen Lagern in der ganzen Schweiz vertreten. Rund 200 Mitarbeitende entwickeln und realisieren ganzheitliche Bürokonzepte für moderne Arbeitswelten. Mit dem Know-how und dem Lösungsportfolio von Witzig The Office Company können Unternehmen den Übergang vom starren Workplace zum flexibleren Workspace kontrolliert einführen, schlanke Prozesse umsetzen und damit einen wichtigen Schritt zur Sicherung ihrer Innovationskraft und ihres zukünftigen Geschäfts tun. Die Firma Witzig begleitet die Kunden dabei während des ganzen Lebenszyklus des Büros von der Konzeption und Realisierung bis hin zum Umzug, von der gesamthaften Anpassung bestehender Büroinfrastruktur bis zur Optimierung einzelner Bürobereiche.
Das Projekt
Mitarbeiter
200
User
120
Branche
Büroeinrichtung, Bürobedarf, Bürotechnik
Thema
ERP, E-Commerce
Erfahren Sie…
wo die Stärken eines ERP-Systems als digitale Unternehmensplattform liegen.
weshalb ein gutes Releasemanagement für individuelle Zusatzentwicklungen wichtig ist.
Ausgangslage
Seit der Gründung im Jahr 1946 hat sich das Unternehmen Witzig erfolgreich vom Bürofachgeschäft zum ganzheitlichen Anbieter von modernen Arbeitswelten gewandelt. Der Leistungsumfang reicht dabei vom klassischen Papeterie-Geschäft über Outsourcing-Dienstleistungen für Grosskunden bis hin zur Entwicklung innovativer Büromöbel. Beratung, Service und Produkte gehen dabei Hand in Hand. Die drei Hauptgeschäftsbereiche – Büromöbelprojekte/Service, Bürotechnik und Büromaterial – werden intern durch verschiedene Leistungsbereiche unterstützt. Dazu zählen Planung, Architektur, Einrichtung, Umzug, Services, Printing, Büromaterial, Möbelservice, Mobiliarmanagement, Managed-Print- Services und Workspace-Consulting. Um die komplexen, interdisziplinären Aufgabenstellungen effizient zu bewältigen, hat sich Witzig The Office Company schon früh für das ERPSystem tosca des Schweizer Softwareherstellers dynasoft entschieden.
Zielsetzung
Es versteht sich von allein, dass man sich bei Witzig The Office Company laufend mit aktuellen Themen rund um die (Büro-)Arbeit auseinandersetzt. «Insbesondere die Digitalisierung und die damit verbundenen Auswirkungen auf unser berufliches und privates Leben beschäftigen uns intensiv», erklärt Ueli Graf. Er ist Mitglied der Unternehmensleitung und als Verantwortlicher des Bereichs Business Solutions an erster Stelle, wenn es um IT geht. Seine Mission ist es, die Digitale Transformation im Unternehmen schrittweise umzusetzen. Derzeit konzentriere man sich vor allem auf die Vorteile, welche mobile Anwendungen mit sich bringen. In diesem Zusammenhang sowie generell bei der Prozessoptimierung richtet sich das Augenmerk stark auf die Möglichkeiten des ERP-Systems tosca als zentraler «Datenmotor» für das gesamte Unternehmen.
Vorgehen
Dass ein ERP-System die Geschichte eines Unternehmens über 15 Jahre begleitet und mitprägt, ist keine Selbstverständlichkeit. Das liege in erster Linie an zwei Gründen, so Ueli Graf. Einerseits habe man tosca stets als verbindende Grundlage für alle Geschäftsbereiche betrachtet und dementsprechend immer auf dem neuesten Stand gehalten. Das ausgezeichnete Releasemanagement hat wesentlich dazu beigetragen, dass die gemeinsame Weiterentwicklung nie ins Stocken geriet. Andererseits schätzt man das dynasoft-Team als kompetenten Ansprechpartner auf Augenhöhe, mit dem man immer wieder neue Herausforderungen gemeistert hat. Vergleichbar mit der neuen Arbeitswelt, in der sich Witzig The Office Company bewege; so, wie diese einen kreativen Gestaltungsraum verlange, biete auch tosca als digitale Plattform den nötigen Freiraum für Veränderungen und Verbesserungen. Als jüngstes Beispiel nennt Ueli Graf den kürzlich für Auslieferungen mit tosca Mobile realisierten digitalen Rapport mit Unterschrift.
Lösungskonzept
Der ständige Dialog zwischen Anwendern und Lösungsanbieter ist der Nährboden für die Erschliessung des digitalen Potenzials, welches in einem ERP-System steckt. «Viele sprechen von der Digitalen Transformation, aber nur wenige packen diese konkret an», weiss Ueli Graf, «Dabei ist dies keine Utopie, sondern greifbare Realität. Voraussetzung ist allerdings, dass man sich damit auseinandersetzt und die Diskussion mit dem Management, den Benutzern und dem Softwarehersteller nicht fürchtet.» Bei Witzig The Office Company wurde stets angepackt, wenn es um digitale Innovationen ging. So habe man nach Möglichkeiten gesucht, nicht nur Kundenbestellungen über EDI einzulesen, sondern gleich auch einen Webshop anzubieten. Inzwischen können Dritte die Bestellungen ihrer Kunden direkt über die Witzig-Logistik abwickeln. Diese Option wird auch von verschiedenen Grosskunden wie Banken und Versicherungen genutzt.
Ein weiteres Thema, das zunehmend an Bedeutung gewinnt, sind E-Rechnungen sowohl für Privat- als auch für Geschäftskunden. Vor kurzem noch fast unbekannt, wird heute bei Witzig The Office Company bereits jede zehnte Faktura elektronisch abgewickelt. Damit verbunden ist die direkte Integration in die tosca Finanzsoftware. Dank der schnittstellenfreien Verbindung zur Finanz-, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung steigt die Effizienz und Qualität, während gleichzeitig die Fehlerquote praktisch auf null reduziert wird. Fast übersieht man dabei die Funktion der Bonitätsprüfung der Kunden, doch gerade dank dieser konnte das Debitorenrisiko deutlich verringert werden. Last but not least, profitieren die Kostenstellenverantwortlichen dank des starken Accounting-Teils des ERP-Systems tosca von voller Transparenz und Kontrolle in ihren Bereichen.
Als weiteres Beispiel, wie Witzig The Office Company die Möglichkeiten von tosca nutzt, nennt Ueli Graf das Touren-Management. Das ERP übernimmt dabei die Planung und Optimierung der Route und liefert auf Knopfdruck Informationen zur Länge und Dauer der Tour, zu den anzufahrenden Stationen und Abladeorten. Gleichzeitig werden die Kunden über den voraussichtlichen Liefertermin avisiert. «Und dort kommt dann der neue Ablieferungsrapport inklusive digitaler Unterschrift ins Spiel», schliesst Ueli Graf die Übersicht über Anwendungen von tosca bei Witzig The Office Company.
Fazit
Das ERP-System passt bei der Witzig The Office Company wie eine zweite Haut, obwohl nach wie vor mit der Standardversion gearbeitet wird. Die individuellen Anpassungen sind nahtlos in das Releasemanagement integriert, so dass der digitalen Kreativität keine Grenzen gesetzt sind. «Mit tosca steht uns eine Plattform zur Verfügung, welche unsere Geschäftsprozesse und Unternehmensbereiche optimal unterstützt. Nicht nur heute oder seit gestern, sondern auch in Zukunft. Deshalb sehen wir in der Digitalen Transformation kein Schreckgespenst, sondern eine Riesenchance für die weitere Erfolgsgeschichte unseres Unternehmens.»